Le droit à congés payés étant annuel, chaque salarié doit, en principe, avoir soldé ses jours acquis en fin de période de prise (31 mai) – sauf cas de report suite à une absence (congé de maternité, arrêt pour accident du travail…).
Dans la mesure où l’organisation des congés payés relève de la responsabilité de l’employeur, c’est à lui de prouver, en cas de litige, qu’il a tout mis en œuvre pour que le salarié prenne ses congés.
Ainsi, selon la jurisprudence, ce n’est pas au salarié de prouver qu’il a été empêché de prendre ses congés.
Il appartient donc aux employeurs de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé.
Par ailleurs, lorsque des du congé principal (hors 5ème semaine de congés) sont pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, cela ouvre droit à des jours de congés supplémentaires dits « jours de fractionnement ».
Le droit à ces jours supplémentaires nait du seul fait du fractionnement, que ce soit le salarié ou l’employeur qui en prenne l’initiative.
Cependant, l’octroi des jours de fractionnement peut être écarté par une convention ou un accord collectif ou – en l’absence d’accord – après accord individuel exprès du salarié.
Par exemple, l’employeur peut subordonner son acceptation de la prise de congés « hors période d’été », à la renonciation écrite du salarié à ces jours supplémentaires
En pratique, il est conseillé de prévoir une clause dans le formulaire de demande de congé ou toute autre trace écrite. En effet, la renonciation individuelle du salarié ne se présume pas.
Ces règles sont régulièrement rappelées par la Cour de Cassation.